Teil 3: Was Sie dafür brauchen

Nachdem im ersten Teil aktuelle Situation und Zukunftsaussichten von Intranets vorgestellt wurden, ging es im zweiten um die häufigsten Fehler, die man bei der Implementierung nach Möglichkeit vermeiden sollte. Wenden wir uns also nunmehr den Eigenschaften und Zutaten eines Intranets zu, das dem aktuellen Stand der Entwicklung, dem state of the art entspricht.

Durchdacht und belastbar: die IA
Basis jedes erfolgreichen Intranets ist eine tragfähige Informationsarchitektur (IA). Sie muss im Wesentlichen drei Funktionen erfüllen: 1. Schnell die richtigen Leute finden und sich mit ihnen vernetzen können; 2. Schnell die für die eigene Arbeit relevanten Dokumente und Formulare finden; 3. Mit einem Blick bzw. möglichst wenigen Klicks auf dem neuesten Stand sein.

Aus Punkt 1 leitet sich die Forderung nach einem Social Staff Directory ab. In dieser Datenbank ist jeder Mitarbeiter über Suchfunktion und Verzeichnis zu finden, mit Kontaktdaten, Roles & Responsibilities, Fähigkeiten, Verfügbarkeit etc. Zusätzlich erleichtern Social-Media-Funktionen, wie man sie aus den sozialen Netzwerken kennt, Kontaktaufnahme und Austausch.

Aus Punkt zwei folgt die enorme Bedeutung einer intelligenten Suche plus eines entsprechenden Ablagesystems: Anforderungen, die häufig unterschätzt werden. Intuitive Bedienbarkeit à la Google sollte im besten Fall mit der Erschließungsleistung einer digitalen Bibliothek kombiniert werden. Denn nichts ist so vergeblich wie eine Suche, bei der man nichts findet – oder nicht das, was man sucht, dafür aber vieles andere.

Für Punkt 3 ist entscheidend, dass man relevante Neuigkeiten präsentiert bekommt, die nach Menge und Häufigkeit weder erschlagen noch zu wünschen übrig lassen. Einem Mitarbeiter, der aus einem längeren Urlaub kommt, muss es mit vertretbarem Aufwand möglich sein, sich über das Vergangene zu informieren.

Eine tragende Rolle für das Schicksal des Intranets kommt des Weiteren der Primärnavigation (Menüführung) zu. Sie muss so klar und intuitiv wie möglich gehalten und in der Lage sein, größere Veränderungen abzufangen (Nachhaltigkeit!). Modische Floskeln sind hier ebenso tabu wie hochkomplexe Strukturbäume, in denen man den Überblick verliert. Lernen Sie, aus der Sicht neuer Mitarbeiter zu denken, die nur wenig über das Unternehmen wissen. Würden die sich schnell zurechtfinden?

Sozial und aufgabenbasiert
Nächster Punkt: Um die Nutzung so effektiv wie möglich zu gestalten, sollte man die Möglichkeit zur Personalisierung mit einem aufgabenbasierten Ansatz kombinieren. Was das genau heißt? Zunächst: Vergessen sie die Business Units und Organigramme. Anschließend vervielfältigen Sie ihr Intranet. Bieten Sie jedem Mitarbeiter die Oberfläche, die er für seine Arbeit benötigt. Und warten Sie nicht, bis es der Mitarbeiter selbst tut (das tun die wenigsten), nehmen Sie ihm diese Arbeit ab! Last but not least: Vermeiden Sie den Eindruck von Zensur, indem sie eine Möglichkeit einbauen, die Personalisierung zu umgehen, etwa bei cross-funktionalen Teams und verteilten Zuständigkeiten.

Als nächsten großen Schritt machen Sie ihr Intranet social. Etablieren Sie eine neue Kultur der Sichtbarkeit, indem sie Führungskräfte bloggen lassen. Sammeln sie vorhandenes Wissen in einem unternehmenseigenen Wiki. Und schließlich: Geben Sie Mitarbeitern die Möglichkeit, sich als ganzen Menschen zu präsentieren. Das fängt bei „About me“-Reitern in den Profilen des Mitarbeiterverzeichnisses an, muss aber dort nicht enden. Der Möglichkeiten sind viele, aber nicht jede Maßnahme führt zum Ziel – was passt zu den Unternehmenszielen, welche Unternehmenskultur wollen Sie?

Wenn Sie all das beachtet und dabei die nötige Funktionalität sichergestellt haben, ist bereits der größte Teil des Wegs zum perfekten Intranet zurückgelegt. Was Sie sonst noch tun können? Messen. Und zwar die Effizienz der Prozesse. Wie lange dauert die Suche nach Informationen im Intranet? Wie oft werden einzelne Seiten aktualisiert und was sagen die Zugriffszahlen? Wie lässt sich auf Basis der gewonnenen Kennzahlen die Rentabilität weiter verbessern? Hier betreten Sie unter Umständen Neuland – viel Raum also für die eigene Perfektionierung des perfekten Intranets.