Teil II: Die Hürden

Stellen wir uns für einen Moment vor, eine große Organisation würde im Jahr 2013 erstmalig ein Intranet aufsetzen – ausreichend Manpower und Budget vorausgesetzt. Was sind die Fallstricke, welche Klippen müssen umschifft werden? Hier die Hitliste der gängigsten Fehler:

Fehlende Governance und unklare Zuständigkeiten
Intranet ist Teamarbeit. Viele wollen mitreden. Das birgt die Gefahr der vielen Köche, die den Brei verderben. Daher muss klar sein, wer für was den Hut aufhat. Und – easier said then done – alle Beteiligten sollten an einem Strang ziehen.

Keine Tests mit Usern durchführen
Usability ist das entscheidende Kriterium für Erfolg oder Misserfolg des Intranets. Sie kann aber nur begrenzt vorausgeahnt werden, nicht zuletzt wegen der Generationslücke zwischen Digital Natives und Digital Immigrants. Also muss man testen – je mehr unterschiedliche Nutzer beteiligt sind, desto besser.

Zu enges Zeitfenster
Viele unterschätzen den Aufwand, den eine solche Plattform verursacht. Gute Intranets brauchen Zeit: Ein bis anderthalb Jahre sind für ein Pilotprojekt oder einen kompletten Relaunch angemessen. Wer es schneller will, muss mit deutlichen Qualitätseinbußen rechnen.

Die Technologie-Falle
Wer heute anfängt, sieht sich einer enormen Vielfalt von CMS- und Intranet-Lösungen gegenüber. Und dann noch der Social-Media-Dschungel. Trotzdem: Die Technologie sollte sich nach ihren Bedürfnissen richten, nicht umgekehrt. Und: Nicht jedes zusätzliche Feature ist auch sinnvoll.

Der Chor der Stakeholder ist vielstimmig
Sie sehen sich einer riesigen Anzahl unterschiedlicher Nutzer gegenüber: Mitarbeiter, Partner und weitere Stakeholder. Jeder hat andere Ideen und Ansprüche. Und dann kommt auch noch der CEO mit den neuesten buzz words aus dem Marketing. Sie ahnen die Schwierigkeiten – viel Glück!

Content statt People
Wie in Teil 1 gesagt, der allgemeine Trend geht zur Zentrierung auf die User. Das Intranet muss also mehr sein als eine bloße Ablage für Texte und Dateien, garniert mit ein paar Gimmicks. Gehen Sie weg vom Verwaltungsdenken (silo thinking), denken Sie stattdessen an die Menschen, die interagieren sollen – mit der Technik sowohl als untereinander.

Falscher Umgang mit Vorbildern
Seien wir ehrlich: Wer orientiert sich nicht an vermeintlichen Vorbildern und den allgegenwärtigen Best Practices? Gleich zwei Fehler lauern hier: Sie vertrauen auf copy&paste und vergessen, dass Ihre Organisation einzigartig ist. Oder Sie versuchen in falschem Stolz, alleine das Rad neu zu erfinden.

Außen hui, innen pfui
Die Auffassung „Ab der vierten Ebene schaut doch sowieso keiner mehr hin“ ist irreführend schon deshalb, weil sie – gerade in großen Organisationen mit vielen Unterabteilungen – für manche Mitarbeiter unter Umständen die erste Ebene ist. Außerdem verraten sie damit zielsicher mangelndes Engagement und Qualitätsbewusstsein.

Nicht an die Zukunft denken
Dem Thema Nachhaltigkeit kommt bei einem dynamischen Medium wie dem Intranet entscheidende Bedeutung zu. Unbedingt vermeiden muss man den state of flux – d.h. dass mit Projektabschluss Navigation und Content beginnen, in permanenten Fluss zu geraten. Entscheidend hierfür ist vor allem eine gute Informationsarchitektur (mehr dazu in Teil 3).

Fazit
Der Stolpersteine sind viele. Und natürlich werden sich in der Praxis nicht immer alle Fehler vermeiden lassen. Meist sind die Ressourcen begrenzt, weshalb es besonders auf die Expertise und den Enthusiasmus des Intranetteams ankommt, um die Vision vom zeitgemäßen Intranet-Asset Wirklichkeit werden zu lassen.

Erfahren Sie in Teil 3 meiner Blogserie nun aber wirklich, wie das perfekte Intranet aussehen könnte…